CR AG extraordinaire du 14 octobre 2020

CR AG extraordinaire du 14 octobre 2020
publié le 19 octobre 2020

CR AG extraordinaire du 14 octobre 2020

Compte-Rendu

                                            Assemblée Générale Extraordinaire 
                            de l’Association Notre Dame des Champs Angers Basket 
                                                 Mercredi 14 octobre à 20 h30
                                                             salle BERTIN 2

Ordre du jour :
 
Etat des lieux
Élection d'un nouveau trésorier
Tâches bénévoles à accomplir
Questions diverses
Secrétaire de  séance : Sylvain PARNY 

Il a été établi une feuille de présence qui a été signée par tous les membres présents et qui demeure annexée au présent procès-verbal.

Etat des lieux :

Introduction du président sur le peu d'assistance à cette AGE. Désarroi palpable alors que nous sommes confrontés à une nécessité urgente d’étoffer l'équipe de bénévoles
 Il s'agissait d'une des raisons de la tenue de cette AGE. Message appuyé sur la responsabilité individuelle et sur l'action collective dans le bénévolat .
Retour sur le début de saison compliqué lié aux retards pris dans les licences.  Débat autour des causes possibles de ces manquements et de leurs conséquences.

Remerciements aux personnes actives, très actives (ou trop actives) dans le CA: Isabelle, Sébastien, Sandrine, Stéphane, Florence, Christophe...

Isabelle pour les licences, le secrétariat et la reprise de la comptabilité liée aux licences.
Florence Biquard pour le site NDC
Sandrine Beauvais et Sébastien Terpreault (secrétaire adjoint) pour les plannings matchs et arbitrages
Stéphane trésorier adjoint pour la gestion des salaires, relations avec Profession sport et loisir, mise en place et suivi avec le ministère du chômage partiel pour notre directrice sportive.
Sebastien pour la surveillance du G mail et les réponses et redirections des mails
Sandrine pour les dérogations et reports de matchs.

Élection d'un nouveau trésorier,

Après démission pour raisons personnelles et professionnelles de notre trésorier élu lors de notre dernière assemblée générale: Yohan Baranger
Un candidat : Stéphane Dubillot, trésorier adjoint  
Elu à l'unanimité des membres présents devient donc trésorier.

Le nouveau bureau sera déclaré en préfecture dès que possible:
Sylvain PARNY, président,
Isabelle CLEMENT, Secrétaire
Stéphane DUBILLOT, Trésorier

La mise en place de commissions:

Commission responsable d'équipe:  Nous avons besoin d'un référent membre du CA, ressource pour les responsables d'équipe afin d'aider les différentes équipes à s'organiser en début de saison (il existe, par exemple, cette saison, des difficultés chez les U9 et U15M2 du fait d'un manque d'organisation en amont.). Problème aussi avec les seniors. Suite à un courrier d'Isabelle les choses soient en route sous l'impulsion de Quentin Boche. Celui-ci est présent et confirme. Merci à lui.

Une commission mini basket (U7 à U11) Nous avons besoin d'un responsable officiel du mini basket auprès du comité 49. Le nom de Yohann Durand, papa d’un petit multisports Clément Durand est évoqué par Clémence. A confirmer. 

Une commission formation (intégrant l'arbitrage (à étoffer), la tenue de table (e-marque) et les entraîneurs. Organisation formation Arbitrage: Christophe Gantier avec l'aide, pour participation aux formations, de Thiébaud Boucher
Déploiement de l'e-marque: Isabelle Clément et Florence Biquard. Dans chaque équipe des parents seront formés pour tenir la table lors des matchs à domicile. Rappelons que cette saison toutes les catégories  sont concernées par ces feuilles de match électroniques, à l'exclusion du mini-basket. 

Une commission licences : nous avons besoin de 2 responsables licences (en appui de la secrétaire) qui valideront les licences sur le site du CD. Ce travail est important en septembre, début octobre. Il pourrait y avoir un responsable pour les U7 à U 13 et un pour les U15 à seniors. Une  stratégie pour soulager le secrétariat doit être mise en place . Ce poste  s'exerce de chez soi sur ordi et c'est le bon moment pour apprendre à le tenir alors que le gros du travail est passé pour l'ensemble de la saison pour une compétence pour l'année prochaine. Dans les mois qui viennent ne prendra que peu de temps. 

Un tuteur de service civique : Sébastien Terpreault prends en charge ce poste. Merci à lui .

Une commission matériel : nous avons besoin de deux responsables : inventaire de fin de saison et de début de saison ; évaluation du stock et achats (ballons, maillots, équipements sportifs et pédagogiques etc.) 

Une commission sponsoring et organisation de ventes:   Stéphane Martin s'était proposé pour ce faire en février 2020.   Christophe Gantier s'était proposé à la même époque pour la boutique club: A confirmer.

Une commission: Gestion des tournois de mi-saison et de fin de saison: Thiébaud Boucher (nous demandons de confirmation l'engagement de février aussi)

Un trésorier adjoint : Un besoin fondamental: travail simple de tenu d'un excell; crédit/débit. Évalué à 1 heure par mois en cours de saison. Deux heures en début de saison. 

DIVERS 

Les coachings et encadrements: Clémence Pineau et Aymeric nous font  part de
Problèmes d'encadrement avec les U9 et les U15M2.
Nous avons besoin de parents référents et de coachs. Nous rappelons que les équipes doivent s'organiser elles-mêmes pour les tours de goûter, les transports, les sacs de maillots etc. Clémence n'est pas là pour suppléer, ce n'est pas sa mission ni en arbitrage ni en coaching.
L'idéal serait, comme le suggère Matthieu Poidvin, (et nous revenons au problème de bénévolat des adultes ) qu'un confirmé adulte sois tuteur d'un plus jeune qui pourra ensuite prendre de l'assurance et coacher lui même puis  devenir tuteur et ainsi de suite ; Mais cela suppose.....

Le projet de l'année : le bar du père Noël:
Le comité départemental nous a proposé de  prendre en charge le bar du Père Noël du basket le 19 décembre 2020 (événement phare pour le mini basket, beaucoup apprécié des enfants et de leurs parents).
Ceci peut être une bonne source de revenu pour le club pour des projets futurs. 
Fonctionnement: nous achetons les denrées, faisons crêpes, gâteaux etc . Possibilité de partenariat avec LECLERC évoqué avec éventuellement possibilité de rendre les invendus. (A vérifier.) Nous gardons la totalité des revenus générés.
Nécessité d'un pool de 20 volontaires bénévoles!
Incertitude de l’événement liée au COVID. 
Débat autour de l'opportunité. Doutes sur le fait que l'événement se tiendra. Difficile de refuser pour ne pas être écarté les années suivantes.
Nous décidons de lancer le projet en s'appuyant sur les responsables d'équipe pendant les 15 jours qui viennent et voir comment les gens se mobilisent. 
Nous avons jusqu'au 30 octobre pour donner notre réponse au CD49.

L'ordre du jour étant épuisé, et personne ne demandant plus la parole, le président déclare la séance levée à 22 heures dix. 

Angers, le 14 octobre 2020

Le président, Sylvain PARNY                             La secrétaire, Isabelle CLEMENT